1つのGmailアドレスで自分が持っている複数アドレスのメールを受信し管理する方法Web制作・管理の仕事をしていると、クライアントとの連絡手段には他の業種に比べてメールを活用する機会が多くなると思います。ECサイトの管理の仕事などをしていると、その店舗のWeb担当者として外部とのやりとりやその店舗の顧客とのやりとりが頻繁に発生してきます。ですので、サイトの管理をしているクライアントのドメインであらかじめ自分用のメールアドレスを作成させてもらい、顧客との直接の連絡手段等に使わせてもらっております。以上のような理由から自分用のメールアドレスが自然に増えていきます。これらの複数のメールアドレスのメールを管理する方法はいくつかあると思いますが、ここでは私が実践している「1つのGmailアドレスで自分が持っている複数アドレスのメールを受信し管理する方法」をご紹介します。

Gmailで複数のメールを受信し管理する方法

  1. Gmailで複数メールを受信・送信する仕組み
  2. Gmailで複数アドレスのメールを管理するメリット
  3. Gmailの設定手順
  4. 複数アドレスのメールの管理をする

1.Gmailで複数メールを受信・送信する仕組み

Gmailで複数メールを送受信する仕組み

2.Gmailで複数アドレスのメールを管理するメリット

2-1.メールのバックアップになる!

例えば、プライベート用のプロバイダ宛に送られてきたメールをPCのメールソフトで受信すると、サーバー上に保存されているメールは自動的に消えます。メールソフトの設定で、メールのコピーをサーバー上に保管するというオプションにチェックを入れればサーバー上にも残りますが、プロバイダのメール保存領域はそんなに多くない場合が多いので、容量がいっぱいになるか、ある一定の日にちが過ぎるとそのメール情報は消去されます。

Gmail設定は便利!

しかし、Gmailの場合は削除をしない限りメールは残ります。メールの保存領域も現在約10ギガバイトとかなり膨大な量が保存できるので、万が一PCがクラッシュしてデータを取り出す事ができなくなっても、Gmail上にメールが残っているので安心です。読み終わったメールは削除せずにアーカイブしておけば受信トレイには表示もされないので、処理の済んだメールを手軽に整理する事も可能です。

2-2.複数の端末で受信する事ができ、どこにいてもメールを確認できる!

家のデスクトップPC、持ち運びするノートPC、またiPad等のタブレット、スマートフォン等、端末や場所を選ばずどこにいてもGmailで受信したメールの確認、操作、返信等の作業が可能です。そして、各端末で同期してくれるので、外出先でマートフォンで読み終えたメールは、夜家に帰ってデスクトップPCで確認しても既読になっています。

2-3.時系列で管理できる!

Gmailで受信した複数のメールアドレスのメールは、受信トレイに受信した時刻順に全てのメールが一括で表示されるので、受信した順に読んでいけば仕事の優先順位をつけやすく、またメールの管理もしやすくなります。

2-4.返信は受信した各アドレスからGmail上で返信できる

また、Gmail上で受信したメールに返信する場合、受信した各アドレスからGmail上で返信する事が可能です。Gmail上のサーバーを経由して返信する事も、受信したメールのサーバーやプロバイダを経由して返信する事も可能(全てGmail上での作業で完結します)。

3.Gmailの設定手順

3-1.Gmailの設定手順~受信編~

まず、PCのブラウザでGmailを開いたら右上の歯車のマークをクリックし、その中の「設定」をクリック!

すると、下記の画面が現れるので、「アカウントとインポート」の「自分のPOP3メールアカウントを追加」をクリック!

ここに、受信したいメールアドレスを入力し、「次のステップ」をクリック!

メールの設定を入力し、「受信したメッセージのコピーをサーバーに残す」の項目に必ずチェックを入れて、「受信したメッセージにラベルを付ける」にもチェックを入れる!

SSLでメールを取得する場合は、「セキュリティで保護された接続を使ってメールを取得する」にチェックを入れて下さい!これらの入力が終わったら、「アカウントを追加」をクリック!

これで、今設定したメールがGmailでも受信できるようになります!

3-2.Gmailの設定手順~送信編~

まず、Gmailを開いたら右上の歯車のマークをクリックし、その中の「設定」をクリック!

下記の画面が現れるので、「アカウントとインポート」の「メールアドレスを追加」をクリック!

ここに、送信した時に表示する「名前」「メールアドレス」を入力し、「エリアスとして扱います」にチェックを入れ「次のステップ」をクリック!

「Gmail経由で送信する」をクリックし「次のステップ」をクリック!

出てきたメッセージを確認し「確認メールの送信」をクリック

すると、今設定したメールアドレスに確認メールが届くので、その中の下記のリンクをクリック!

これで、今設定したメールがGmailでも受信できるようになります!

4.複数アドレスのメールの管理をする

4-1.メールを処理する際の決まりごとを作る!

仕事をする上で限られた時間の中で膨大なメールを処理していくにはルールが必須です。これを曖昧にしたまま処理していると、連絡ミスや処理忘れなどにつながり、自分の信用を低下させる恐れがありますので注意が必要です。ルールといっても、複雑すぎるとこれまた間違ってしまうと困るので、シンプルかつ分かりやすいルールを設定しましょう。以下に私が実際に実践している処理方法を参考までに載せておきますので、ご参考にして頂ければと思います!

4-2.私が実践する処理方法

4-2-1.まずは、受信トレイにたまったメールを一通り読む!

Gmailで受信したメールはとりあえず「受信トレイ」にたまりますので、まずはこれらに全て目を通します。

4-2-2.重要なメール、あとで確認の必要のあるメールはスターをつける!

「受信トレイ」内にたまったメールに一通り目を通したら、重要なメール及び後で処理する必要のあるメールに「スター」をつけます。この処理をすることにより、「スターつき」のメールは「要処理」及び「重要なメール」という分類をすることができます。「スターつき」のメールは「受信トレイ」の下の「スターつき」というリンクからいつでも一覧で確認する事ができます!

4-2-3.これらの処理を終えたら受信トレイのメールを全てアーカイブ!

上記の処理を終えたら「受信トレイ」のメールを全てアーカイブします。アーカイブは「削除」ではありません。「削除」してしまえば、二度とそのメールは確認できません。アーカイブする事により、受信トレイ内に表示されなくなりますが、必要が生じた時にいつでもメールを検索したり見る事はできます。ですので、スパムメール等の類を除いて基本的に削除はせず、アーカイブする癖をつけるといいと思います。

4-2-4.スターつきのメールも処理を終えたらスターをはずす!

さて、スターつきのメールも処理を終えたり、時間の経過とともに重要度が下がってきたら、スターをはずします!

4-3.今回は以上です。

間違いやご質問等あれば、コメント頂ければ幸いです!